Co to jest KYC w bankowości?

W momencie otwierania konta bankowego lub rejestracji w celu uzyskania produktu, lub usługi finansowej będziesz prawdopodobnie poproszony o potwierdzenie swoich danych poprzez przejście procesu zwanego KYC. Jednym słowem, będziesz musiał potwierdzić, że jesteś tą osobą, za którą się podajesz. Procedura KYC zwana także ,,Wiedzą o kliencie” jest niezwykle przydatnym źródłem informacji dla banków, jak i instytucji finansowych pod kątem weryfikacji tożsamości klienta, identyfikacji czynników ryzyka oszustwa, a także przestępstw związanych z praniem pieniędzy.

Stworzyliśmy dla Ciebie ten przewodnik, abyś mógł dowiedzieć się więcej o tym procesie i dlaczego jest on tak ważny. Omówimy poniżej najważniejsze zagadnienia takie jak:

• Co to jest KYC?
• Historia KYC
• Dlaczego KYC jest ważny?
• Różnica miedzy AML a KYC
• Kto musi przejść przez procedurę KYC?
• Co powoduje ponowną weryfikację KYC?
• Jakie są elementy KYC?
• Co to są dokumenty KYC?
• Koszt procedury KYC w biznesie?
• Co to jest eKYC?

Co to jest procedura KYC?

Po pierwsze, spróbujmy zrozumieć, czym dokładnie jest KYC.

Skrót KYC czyli Know Your Customer / Know your Client w dosłownym tłumaczeniu oznacza ,,wiedzą o kliencie” lub ,,poznaj swojego klienta”. Jest to legalny i dokładny proces stosowany przez banki i instytucje finansowe wobec klienta w celu ocenienia, monitorowania i zmniejszenia ryzyka prania pieniędzy, finansowania terroryzmu lub innych przestępstw finansowych. Sam termin KYC jest również używany do opisania przepisów ustawowych i wykonawczych definiujących te procesy. 

KYC zawiera: 

• Weryfikację, czyli czy klient jest tym, za kogo się podaje
• Monitorowanie działania klienta pod kątem podejrzanej aktywności finansowej
• Raportowanie podejrzanej działalności na koncie klienta

Procedura KYC rozpoczyna się w momencie, kiedy klient zgłasza chęć otwarcia konta bankowego i jest kontynuowana w trakcie posiadania przez niego już rachunku, chociażby poprzez kontrolę transakcji takich jak np. przelewy czy płatności za zakupione produkty.

Elementy procedury KYC mogą się różnić w zależności od przepisów, niemniej jednak sama procedura składa się przeważnie z: 

• Weryfikacji dowodu tożsamości
• Dowodu adresu zamieszkania
• Weryfikacji twarzy jak nawet potwierdzenia czy dana osoba jest osobą żyjącą
• Weryfikacji biometrycznej

Procedura KYC odgrywa istotną rolę w walce z przestępczością finansową, pozwalając bankom, jak i firmom finansowym wykrywanie podejrzanej działalność i zapobieganie niewłaściwemu wykorzystaniu pieniędzy.

Istnieje możliwość odmówienia otwarcia rachunku lub nawet jego zamknięcia przez bank czy też inne podmioty finansowe w momencie wykrycia niepoprawnej weryfikacji, lub gdy klient nie spełnia minimalnych wymagań określonych w procedurze KYC.

Historia procedury KYC

Procesy KYC zostały opracowane w odpowiedzi na liczne oszustwa finansowe i pranie pieniędzy, które zaczęły występować globalnie w ostatnich czasach. Mimo że może na co dzień nie słyszymy o przestępstwach finansowych, to jednak mają one miejsce, stanowiąc według ONZ od 2-5% globalnego PKB. Dlatego też dzięki procesom KYC, banki, jak i instytucje finansowe mogą ograniczyć, czy też zmniejszyć ryzyko występowania przestępstw finansowych.

Pierwsze próby wdrożenia procesów KYC miały miejsce latach 90tych ubiegłego wieku przez Grupę Zadaniową ds. Działań finansowych (FATC) w celu pomocy bankom, jak i instytucjom finansowym w ograniczeniu występowania anonimowych kont bankowych, jak i monitorowania podejrzanych transakcji. Po 11 września 2001 roku środki KYC zostały zwiększone, aby dokładniej ocenić czy też zapobiec ryzyku finansowania terroryzmu. 

Obecne procesy KYC rozwinęły się tak, aby uwzględnić powszechną cyfryzację banków i usług finansowych, oferujące tym samym dokładniejsze informacje, automatyzację, oraz lepsze możliwości dla klienta otwierającego rachunek.

Dlaczego procedura KYC jest tak ważna? 

W 2020 roku instytucje finansowe potrafiły dziennie złożyć ponad 6452 raportów tyczących się podejrzanych działalności czy transakcji. Procedura KYC pełni zatem istotna rolę w pomocy w wykrywaniu nieprawidłowości finansowych oraz w ocenie ryzyka prania pieniędzy. 

Charakterystyką procesów KYC jest ocena ryzyka popełnienia przez klienta oszustwa finansowego na jego wczesnym etapie, a następnie monitorowanie podejrzanego zachowania. Bez wdrożenia procesu KYC, klient mógłby anonimowo korzystać z konta w celu prania pieniędzy czy też wspierania finansowo terroryzmu bez wzbudzenia czujność instytucji finansowych. 

Ponieważ proces KYC jest integralna częścią w wykrywaniu i zapobieganiu przestępstw finansowych, banki i instytucje finansowe są prawnie zobowiązane do przestrzegania tychże procedur, jak i przepisów dotyczących przeciwdziałaniu praniu pieniędzy. Nieprzestrzeganie procedur KYC może skutkować wysokimi karami nakładanymi na instytucje finansowe, nie wspominając już o utracie zaufania klientów wobec danego podmiotu. 

AML vs KYC: główne różnice

Skrót AML jest często używany w połączeniu z KYC. Można odnieść wrażenie że oba skróty używane są często zamiennie, ale w rzeczywistości znaczą co innego.  

Skrót AML oznacza w pełni przeciwdziałanie praniu pieniędzy. Jest to zestaw działań, procedur i regulacji stworzonych dla instytucji finansowych w celu zapobiegania działaniom przestępczym związanym właśnie z praniem pieniędzy. Procedura KYC jest więc częścią składową procesu AML, dzięki której organizacje są w stanie namierzyć podejrzane transakcje monitorując lub raportując tym samym aktywność finansowa. 

Przepisy dotyczące procesu AML mogą się różnić w zależności od kraju i jurysdykcji. Niemniej jednak to banki, jak i instytucje finansowe są odpowiedzialne za opracowanie własnych procedur, które będą zgodne z lokalnymi standardami AML.

Podsumowując, procedura AML posiada większe ramy regulacyjne, których celem jest zapobieganie praniu pieniędzy, oszustwom oraz innym przestępstwom finansowych. Niemniej jednak proces KYC jest ściśle związany z działalnością legislacyjną AML poprzez swoją bazę danych.

Kto musi przejść przez procedurę KYC?

Każda instytucja finansowa lub firma świadcząca usługi finansowe zobowiązana jest do wdrożenia procesu KYC. Do takich instytucji zaliczamy:

• Banki
• Kasy kredytowe
• Fintechy 
• Giełdy wymiany kryptowalut
• Firmy zajmujące się doradztwem finansowym
• Prywatni pożyczkodawcy 

Procedury KYC zaczynają być wdrażane w momencie chęci otwarcia rachunku bankowego przez potencjalnego klienta. Dodatkowo, proces ten jest stale utrzymywany i może wykazać zmianę zachowania na koncie klienta lub podejrzaną transakcję. 

Co powoduje ponowną weryfikację KYC?

Zdarza się że organizacje finansowe zmuszone są do ponownej weryfikacji klienta w celu zaktualizowania danych KYC. Przyczyną takiej sytuacji mogą być chociażby ,,wyłapane” niecodzienne lub podejrzane transakcje. 

Przykładowo, klient otworzył rachunek przechodząc pomyślnie i bez zastrzeżeń proces związany z procedurą KYC. Po kilku miesiącach od otwarcia konta aktywność finansowa klienta uległa zmianie, zarejestrowano liczne transakcje opiewające na wysokie kwoty. W rezultacie konto zaczyna stanowić wyższy poziom ryzyka niż w momencie jego otwierania, co wymusza proces ponownej weryfikacji. Re-weryfikacja daje klientowi szansę na wyjaśnienie zmiany aktywności na koncie, pozwalając tym samym procesowi na dokładniejszy monitoring.

Czynniki wymuszające ponowną weryfikację będą się różnić od rodzaju transakcji/biznesu, niemniej jednak zawierają pewne części wspólne:

• Nietypowa transakcja opiewajaca na dużą kwotę finansową 
• Nowa informacja o kliencie
• Zmiana zatrudnienia klienta
• Zmiana działalności biznesowej klienta
• Dodanie nowego podmiotu do konta
• Nowe transakcje zagraniczne
• Transakcje angażujące osoby z grupy wysokiego ryzyka lub krajami wysokiego ryzyka.

Jakie są elementy KYC?

Poniżej przedstawiamy jedne z 3 głównych elementów składających się na proces KYC:

• Program identyfikacji klienta – zobowiązuje każdego potencjalnego klienta indywidualnego czy też korporacyjnego do weryfikacji tożsamości. Jednym słowem celem tego procesu jest to potwierdzenie czy potencjalny klient jest tą osobą, za która się podaje.
• Należyta staranność wobec klienta – dany element odnosi się to do ustalenia profilu ryzyka dla każdego klienta poprzez zebranie dalszych danych na jego temat.
• Ciągły monitoring – nawiązuje do stałego monitorowania aktywności klienta pod kątem wszelkich podejrzanych transakcji. Częstość wspomnianego monitoringu zależna jest od określenia profilu ryzyka dla danego klienta i powinna bazować na rejestrowaniu transakcji, listy sankcji, a nawet relacji w mediach.

Sposób realizacji wspomnianych wyżej trzech elementów zależy od instytucji finansowej, niemniej jednak muszą być uwzględnione w ramach pełnej struktury KYC.

Jakie są wymagania dotyczące dokumentów KYC?

Klient zobowiązany jest do przedstawienia określonych dokumentów w celu poprawnego przejścia procesu KYC. Dokładne wymagania dotyczące przedstawienia dokumentów będą zależeć od organizacji i branży finansowej, niemniej jednak do wglądu będą chociażby potrzebne:

• Dowód tożsamości, paszport, prawo jazdy czy akt urodzenia
• Potwierdzenie adresu zamieszkania, poprzez przedstawienie chociażby danych z rachunku za media lub umowy najmu.
• Weryfikacja twarzy/sprawdzenie, czy potencjalny klient jest osobą żyjącą; dany proces zapobiega nadużyciu danych osób nie żyjących Weryfikacja biometryczna polegająca na sprawdzeniu twarzy, odcisków, a także głosu klienta  Weryfikacja dokumentu sprawdza zgodność przedstawionych dokumentów pod kątem ich ewentualnego fałszerstwa 

Podstawowymi dokumentami wymaganymi w procedurze KYC są dokumenty wydane przez organy państwa takie jak dowód osobisty ze zdjęciem, paszport czy też prawo jazdy. Dodatkowo weryfikowane są rachunki potwierdzające adres zamieszkania.

Koszt procedury KYC w biznesie?

Procedura KYC jest środkiem, która nie tylko nie jest tanim ani łatwym procesem do wdrożenia przez instytucje finansowe, mając na uwadze niezbędne urządzania, jak i oprogramowanie. Według danych z roku 2021, około  $37 miliardów dolarów amerykańskich zostało wydanych przez instytucje finansowe na implementację procesów AML oraz KYC. Niektóre organizacje oszacowują roczny koszt utrzymania wspomnianych procesów na kwotę $60 milionów dolarów, a nawet $500 milionów. 

Koszty wprowadzenia i utrzymania procedury KYC są niewątpliwie wysokie, ale wyższe potrafią być kary lub grzywny związane z niezgodnością lub nieprzestrzeganiem procesów. Około $ 26 miliardów dolarów amerykańskich zostało łącznie pobrane w formie grzywny w ciągu ostatnich 10 lat w USA, Europie i na Bliskim Wschodzie. W pierwszej połowie 2021 roku 80 banków zostało ukaranych grzywną w wysokości prawie $ 3 miliardów amerykańskich  za naruszenie procedur AML i związanych z nimi KYC. 

Oprócz dotkliwych skutków finansowych z powodu braku wypełnienia wspomnianych przepisów instytucje finansowe mogą stracić również zaufanie swoich klientów, które często bardzo trudno ponownie odbudować. 

Co to jest eKYC? 

eKYC jest elektroniczną weryfikacją tożsamości klientów będąc tym samym częścią składową procesu,,Wiedzy o kliencie”. eKYC powstał w odpowiedzi na szybką cyfryzację banków i instytucji finansowych, ułatwiając niemalże błyskawiczną weryfikację klienta bez zbędnej i nużącej papierologii. 

eKYC proces jest nie tylko przydatny dla klienta, który może natychmiast zacząć korzystać z usług, ale także dla organizacji finansowych, które są w stanie zautomatyzować procesy KYC i uzyskać więcej istotnych danych o nowym kliencie. Do wiążących danych możemy zaliczyć przede wszystkim sygnały pasywne, takie jak adres IP, metadane, korzystanie z VPN, a także dane uzyskane od stron trzecich, pobrane z rządowych list obserwacyjnych i niekorzystnych doniesień medialnych.

eKYC wykorzystuje różne technologie, w tym:

• Formularze elektroniczne
• Cyfrową dokumuntetację i weryfikację twarzy
• Dane biometryczne
• Uwierzytelnienie dwuskładnikowe
• Cyfrowe ślady
• Jednorazowe hasła

KYC: podsumowanie

Banki i instytucje finansowe są odpowiedzialne za zapewnienie, że ich produkty i usługi nie są używane w celu popełnienia przestępstw, takich jak pranie pieniędzy, finansowanie terroryzmu lub kradzież tożsamości. Aby zapobiec wszelkim nadużyciom, dzięki procedurze KYC, instytucje finansowe są w stanie w sposób sprawny monitorować wszelkie podejrzane ruchy, jak i transakcje na koncie klienta. 

Dla niektórych klientów KYC może wydawać się uciążliwym procesem, a jego przejście skomplikowaną procedurą. Ułatwieniem w weryfikacji danych przy otwieraniu rachunku może być wybranie elektronicznej opcji identyfikacji poprzez użycie procedury eKYC. Bez wątpienia sam proces odgrywa ważną rolę w sprawdzeniu tożsamości klienta chroniąc tym samym jego środki poprzez wykrywanie wszelkich podejrzanych transakcji.

Zapewniamy, że w ZEN.COM dokładamy wszelkich starań aby proces KYC był łatwy i szybki dla naszych klientów. W razie pytań tyczących się procedury zapraszamy do kontaktu z naszym Działem Obsługi Klienta.